При выплате зарплаты нужно выдавать работнику расчетный листок. Данный вывод следует из совокупного анализа содержания ч. 1, 2 ст. 136 ТК РФ.
Порядок выдачи расчетных листков законодательством не установлен, поэтому его можно определить в локальном нормативном акте организации. По мнению Минтруда России, на практике при применении систем оплаты труда, в которых работникам устанавливаются оклады или месячные тарифные ставки, выдаются расчетные листки с указанием начисленной месячной зарплаты (Письма Минтруда России от 23.10.2018 N 14-1/ООГ-8459, от 24.05.2018 N 14-1/ООГ-4375).
Расчетный листок можно выдавать один раз в месяц — при выплате заработной платы за отработанный месяц. В расчетном листке при этом должна быть отражена информация обо всех видах выплат, входящих в состав заработной платы и начисленных работнику за этот месяц (Письма Роструда от 17.09.2021 N ПГ/26944-6-1 и от 03.07.2024 N ПГ/12276-6-1).
Расчетные листки по электронной почте рассылать нельзя. Работодатель обязан при выплате зарплаты письменно извещать работника о ее составных частях, о том, какая сумма ему начислена за месяц, сколько с него удержано и какая сумма приходится к выдаче на руки (ч. 1 ст. 136 ТК РФ). Можно направлять расчетный листок в электронном виде только в тех случаях, когда организация перешла на электронный документооборот в порядке ст. ст. 22.1 — 22.3 ТК РФ (Письмо Минтруда России от 20.01.2023 N 14-6/ООГ-296).
Невыдача работникам расчетных листков является нарушением трудового законодательства и может повлечь ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, а если аналогичное нарушение совершено повторно — по ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ.
Отметим, согласно разъяснениям Роструда (онлайн-инспекция.рф, ответ № 217758 от 06.03.2025) работодатель обязаны также предоставлять сотрудникам развернутые справки о начислениях (начисления по дням/часам, все надбавки и премии с основаниями, НДФЛ и т.д.). Однако такую справку работодатель обязан выдать по письменному заявлению работника (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).

Подборка: Вопрос: Обязан ли работодатель в порядке ст. 62 ТК РФ по письменному запросу работника предоставить подробный расчет заработной платы и пособия по временной нетрудоспособности? («Сайт «Онлайнинспекция.РФ», 2025; Вопрос: О выдаче расчетного листка при увольнении работника. (Письмо Роструда от 26.03.2025 N ПГ/04545-6-1)